Privacy Beleid Volleybal Vereniging Voleem
Voleem hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Onderstaand geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy van onze leden en vrijwilligers te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Voleem houdt zich in alle gevallen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Voleem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van Leden en vrijwilligers
Persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door Voleem verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Administratieve doeleinden zoals
o het innen van de contributie;
o het aanmelden als lid bij de NEVOBO;
• Communicatie met de leden en de vrijwilligers via nieuwsbrieven anderszins via mail of aan huis;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
• Het door het betreffende lid ingevulde Aanmeldformulier;
• De door de vrijwilliger verstrekte gegevens;
• De jaarlijkse actualisatie van de gegevens via het TC formulier.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Voleem de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam (roepnaam);
• Voorletters;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres/postcode/woonplaats;
• Telefoonnummers (vast en/of mobiel);
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• IBAN nummer;
• BIC Bankidentificatie;
• Bij een minderjarig lid de gegevens: naam/geboortedatum/geslacht/emailadres van een ouder of voogd;
• Een pasfoto van het lid.
Interne verwerking met vereniging specifieke gegevens
• Nevobo lidmaatschapnummer;
• Lid bij Voleem vanaf ‘datum’;
• Team / trainingsgroep;
• Rugnummer wedstrijdshirt;
• Scheidsrechtersverklaring ja/nee/niveau;
• Functie (indien van toepassing);
o In bezit van VOG ja/nee;
o Formulier getekende gedragsregels.
Uw persoonsgegevens worden opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doel(en):
• gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna nog maximaal 2 jaar.
In de financiële administratie moeten de persoonsgegevens 7 jaar bewaard worden conform de wettelijke bewaartermijn.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van de volgende derde partij:
• Nevobo voor het voeren van hun eigen ledenadministratie. De Nevobo heeft in haar AVG beleid vastgelegd hoe de privacy uw NAW gegevens zijn gewaarborgd;
• Uw persoonsgegevens, zoals benoemd op pagina 2 van dit document, worden door onze ledenadministratie in het Sportlink systeem vastgelegd. Dit systeem wordt door Voleem en de Nevobo gebruikt om hun ledenadministratie uit te voeren. Voor de relatie tussen Voleem en de organisatie Sportlink geldt de Sportlink verwerkersovereenkomst.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Voleem bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Als wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met het bestuur op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met de secretaris van onze vereniging op via secretaris@voleem.nl.
Wijziging van het privacy beleid
De Vereniging past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons Privacy beleid worden opgenomen. De Vereniging raadt u dan ook aan het Privacy beleid regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen u per e-mail, nieuwsbrief en/of via de website te informeren.